Frequently Asked Questions

  • To set up and user Quick-App please follow these steps

    (1)Install App : Open Google Play Store in your android device.
    Search Quick App and install it in your device (User "Quick" or "kpsoft" words for search)
    (2)In your computer, update to latest version Qa5 ( 5.19.04.01 or later ). To update you can press F12 in company menu
    (3)Go to Help -> Upload Synq. Data
    You will see your client ID here.
    If you are in DEMO mode, you will see your fixed user ID : DEMO-9999 (your license Key no.). You can set your password.
    However, if you have already enrolled for App service, you can create new user ID, OR, use already defined user ID. You can set tick for change the password, or, delete the user ID defined earlier
    (4)Set the access rights : You can Tick/Untick for the access rights for the user. When user is defined first time, the access rights will be set to default, however, when repeating the upload, it will be set as per its earlier state. You can change, the rights setting every time to over-ride the settings done earlier
    (5)Start the application in android device, enter your client ID, User ID and Password. Then you will see the list of company for which the data has been uploaded with that user ID. Select the company and start exploring the data in App
    ક્વિક-એપ નું સેટઅપ કરી તેને વાપરવા નીચે બતાવ્યા પ્રમાણે કરો .
    (1)એપ ઇન્સ્ટોલ કરો : આપના એન્ડ્રોઈડ ફોન/ટેબ માં ગુગલ પ્લે સ્ટોર ખોલો.
    ક્વિક-એપ શોધી ને તેને ઇન્સ્ટોલ કરી લો. (શોધવા માટે "Quick" અથવા "kpsoft" શબ્દો આપો )
    (2)

    આપના કોમ્પ્યુટર માં, QA5 નું લેટેસ્ટ વર્ઝન અપડેટ કરો. અપડેટ કરવા કમ્પની મેન્યુ માં F12 નો ઉપયોગ કરો.
    (3)Web -> Upload Synq. Data નું મેન્યુ ઓપ્શન લો.
    અહીં તમને તમારો ક્લાયન્ટ ID જોવા મળશે.
    જો તમે ડેમો મોડ માં હોવ તો, તમને ફિક્સ યુઝર ID દેખાશે : DEMO-9999 (આપનો USB-કી નંબર). તમે તમારો પાસવર્ડ સેટ કરી શકશો..
    તેમ છતાં , એપ-સર્વિસ માં તમે પહેલાથી જોડાઈ ગયા હોવ તો, તમે નવું યુઝર ID બનાવી શકશો , અથવા, પહેલાથી બનાવેલ યુઝર ID પણ વાપરી શકશો. પાસવર્ડ બદલવા, કે પછી, જુનો યુઝર ID રદ કરવા, દર્શાવેલ ખાનામાં ટીક કે અન-ટીક કરી આગળ વધો.
    (4)એક્સેસ રાઈટ્સ સેટ કરો : યુઝરના એક્સેસ રાઈટ્સ સેટ કરવા દર્શાવેલ ખાનામાં ટીક કે અન-ટીક કરો. જયારે યુઝર પહેલી વાર સેટ થાય ત્યારે, યુઝર રાઈટ્સ આપમેળે સેટ કરવામાં આવશે, જોકે, અપલોડ રીપીટ કરતી વખતે, પાછલી વખતે સેટ કરેલા પ્રમાણેના સેટિંગ આવશે. રાઈટ્સ માં કરેલા ફેરફાર પ્રમાણે, અગાવ કરેલ સેટિંગ ફરીથી સેટ થશે.
    (5)ફોનમાં એપ ચાલુ કરો, આપનો ક્લાયન્ટ ID, યુઝર ID અને પાસવર્ડ આપો. તે પછી, તે યુઝર માટે ડેટા અપલોડ કરેલ પેઢીઓ ની યાદી જોવા મળશે. આપને જે પેઢીની વિગત જોવી હોય તેના પર ક્લિક કરો અને એપ દ્વારા ડેટામાંથી જોઈતી માહિતી મેળવો


  • ઉધાર ખરીદીની એન્ટ્રી નાખવા અથવા, ડેબીટ મેમો નાખવા 

    મોડ્યુલ :- Entry -> Purchase->Credit Purchase ( એન્ટ્રી ->ખરીદ->ઉધાર ખરીદ)

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને બીલ ની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી બીલ પૂરું કરો.

    રોકડ ખરીદી ની એન્ટ્રી નાખવા અથવા, કેશ મેમો નાખવા

    મોડ્યુલ : Entry -> Purchase-> Cash Purchase( એન્ટ્રી -> ખરીદ -> રોકડ  ખરીદ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને બીલ ની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી બીલ પૂરું કરો.

    ખરીદ ચલણ ની એન્ટ્રી કરવા અથવા, ડીલીવરી મેમો  

    મોડ્યુલ : Entry -> Purchase-> Challan ( એન્ટ્રી -> ખ રીદ -> ચલણ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને બીલ ની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી બીલ પૂરું કરો.

    પાર્ટી નું ચલણ (ડીલીવરી મેમો) ઉપરથી બનાવેલ બીલ મળે ત્યારે

    મોડ્યુલ:- Entry->Purchase->Generate Invoice->From Challan (એન્ટ્રી->ખરીદ->બીલ બનાવવું->ચલણ પર થી):-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને ચલણની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM ની વિગતમાં [F9] કી દબાવો જે સમય સુધીના ચલણ બનાવવા છે તે સિલેક્ટ કરી End આપી બીલ પૂરું કરો.

    ખરીદ માલ  પ્રતની એન્ટ્રી કરવા એક્સપાયરી/નોન-મુવિંગ /અન્ય માલ પાછો આપી, C.N. લેવા

    જો ચાલુ બીલમાં જ બાદ લઈ લેવું હોય તો : 

    જે તે પાર્ટીનું ખરીદ બીલ /ખરીદ ચલણ ની એન્ટ્રી નાખતી વખતે , જથ્થા(QTY.)ના ખાનામાં -Ve આકડો આપો.

    જો C.N. અલગ રાખવી હોય તો :

    મોડ્યુલ :- Entry -> Purchase->Purchase Return ( એન્ટ્રી ->ખરીદ-> ખરીદ માલ પરત) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને એન્ટ્રી  તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી એન્ટ્રી પૂરી  કરો.



  • જયારે પણ કોઇપણ એન્ટ્રીમાં પાર્ટી કે ખાતું પસંદ કરવાનું હોય ત્યાં, નામની યાદીમાં[F3] ની કી દબાવી જે નામ પર કર્સર હોય તે ખાતું આવી જશે, આ ખાતું જોયા પછી , બહાર નીકળતા, જે કામ ચાલુ હોય ત્યાં પાછું પોહચી જવશે.
     


  • To set print format do as explained below ... see the image shown beside)

    (1)Go to MASTR -> Book / Register,
    (2)Select the Series in which you want to set the format, Press enter, to edit the series information.,
    (3)Change the format number you want to use in any of three format number.,
    (4)Set other options if you want, like... : Number of copies, Ask at time of print, and fixed left margin to use.
    પ્રિન્ટ ફોરમેટ સેટ કરવા નીચે સમજાવ્યા પ્રમાણે કરો ... (બાજુમાં દર્શાવેલ ચિત્ર જુઓ)
    (1)માસ્ટર -> બુક / રજીસ્ટર માં જાવ,
    (2)જે સીરીઝ માં ફોરમેટ સેટ કરવું હોય તે સીરીઝ પસંદ કરો, અને વિગત માં ફેરફાર કરવા Enter કી દબાવો,
    (3)તમારે જે ફોરમેટ નંબર સેટ કરવાનો છે તે ત્રણમાંથી કોઇપણ ખાનામાં નાખો.,
    (4)અન્ય ઓપ્શન પણ સેટ કરી શકાશે., જેમ કે ... : પ્રિન્ટ કોપી ની સંખ્યા, પ્રિન્ટ વખતે પૂછવું કે નહી, કીક્સ ડાબી માર્જિન વાપરવી.

  • ટ્રાયલ બેલેન્સ તફાવત મેસેજ માં એન્ટ્રી નો સમયગાળો (Period) બતાવે તેની નોધ કરો, અને મોર ઇન્ફોર્મેશન (More Information) ઓપ્શન પસંદ કરો. ત્યર બાદ જે મહિનામાં તફાવત આવતો હશે તે મહિનો બતાવશે. ત્યાર બાદ "સર્ચ ટ્રાન્ઝેક્શન (Search Transaction)" ઓપ્શન પસંદ કરો, તે તમને  જે એન્ટ્રીમાં તફાવત હશે તેની માહિતી આપશે. ત્યાં કદાચ એક કરતા વધારે એન્ટ્રી હોઈ શકે, એટલે બધી એન્ટ્રી ત્યાં બતાવશે નહી માટે એક પછી એક "Search Transaction (સર્ચ ટ્રાન્ઝેક્શન) પસંદ કરો અને તેની નોંધ કરતા જાવ. બધી એન્ટ્રી તપાસી લોધા પછી, મહિના પ્રમાણેની દરેક એન્ટ્રી ચેક કરી જરૂરિયાત મુજબ સુધારો કરો. જો હજી પણ તફાવત બતાવતો હોય તો નીચે મુજબ ની પ્રોસેસ કરો.

    Utility -> Re-write -> Account Books (ઉપયોગીતા -> ફરીથી લખવું -> ખાતાકીય ચોપડા):-

    તમે આ પ્રોસેસ કોઈ એક મહિના માટે કે બધા મહિના માટે ચલાવી શકાય.

    નોંધ.:- આ પ્રોસેસ ચલાવતા પહેલા સાવધાની માટે પેઢી નું મેન્યુલ બેક-અપ લેવું જરૂરી છે, જો કોઈ કારણો સર અગાઉ નું બેક-અપ જોવા ની જરૂર પડે તો  આ બેક-અપ નો ઉપયોગ કરી શકાય. 


    Please note the period shown in the message for difference. Select "More Information" in the trial balance difference warning message. Then, it will show the month in which the difference occurs. Then, select "Search Transaction". It will show the entry information causing the difference. There may be more then one entry, so, note all the entry information shown, one by one, select "Search Transaction" again, and note down the next entry information. After scanning all the entry of a particular month, again the, period is shown, and then, you may select the "More information" to continue to search for the next month.

    Check all the entry as noted by you. Still the difference remains, then you may need to rub the following process: 
    Utility -> Re-write -> Account Books 
    You can run the process for a particular month, or for all the months.
    NOTE: It is recommended to take and store a backup before running this process, for pre-caution, just in case, you may want to go back to previous state-of-data.

  • દરરોજ BACKUP લેવું ફરજીયાત છે તમારા ડેટા ની સાચવણી માટે તે જરૂરી છે. સૌપ્રથમ આપણી COMPANY/પેઢી ના નામ ઉપર રહી (જે COMPANY નું BACKUP લેવાનું છે તેનું નામ) પછી F૩ આપવું - ત્યાં ENTER DRIVE TO BACKUP માં તમારે જે જગ્યા એ લેવું છે તેનો ડ્રાઈવ લેટર લખવો (પેન ડ્રાઈવ માં લેવું હોય તો તેનો ડ્રાઈવ લેટર લખવો) પછી ENTER PATH TO BACKUP માં ફોલ્ડર નું નામ આપવું. ( , / - . SPACE આવી કોઈ નિશાની મુકવાની નથી) . પછી ENTER અપાવું એટલે BACKUP લેવાય જશે. "QA5_BKP_" ને કાઢીને જે તે દિવસ પ્રમાણે ફોલ્ડરનું નામ આપી શકાય. જેમ કે તા. 12/12/2017 હોય તો 12122017 ( DDMMYYYY પ્રમાણે) અથવા 20171212 (YYYYMMDD પ્રમાણે) આપવાથી, જરૂર પડે ત્યારે આપને અલગ અલગ તારીખનો બેકઅપ ડેટા મેળવી શકીએ. નીચે આપેલ ચિત્રમાં આ વિગત જોઈ શકાશે.

    • BACKUP રીસ્ટોર કરતી વખતે ભૂલ નથાય તેની તકેદારી રાખવી
    • સૌપ્રથમ જે COMPANY માં BACKUP રીસ્ટોર કરવું છે તે COMPANY સિલેક્ટ કરો ત્યાર બાદ તેના પર ^F2 ( Ctrl+F2) અપાવું ત્યાર બાદ AUTO/AUTO SEARCH / AUTO SEARCH DETAIL / MANUAL સિલેક્ટ કરવું.
    • "Auto" ઓપ્શન માં  દિવસ પૂછે ત્યાં "0" નાખવાથી છેલ્લું બેકઅપ આવશે, અને દિવસ પ્રમાણે નંબર નાખવાથી જે તે દિવસ નું બેકઅપ રીસ્ટોર કરી શકાશે.
    • "Auto Search" ઓપ્શન માં દરેક દિવસ નું છેલ્લું બેકઅપ બતાવશે જે તે દિવસ પર [ENTER] આપવાથી તે દિવસ નું બેકઅપ રીસ્ટોર કરી શકાશે.
    • "Auto Search Detail" ઓપ્શન માં દરેક દિવસ ના બધા બેકઅપ બતાવશે, જરૂરિયાત મુજબ જે તે બેકઅપ પર [ENTER] આપવાથી જે તે દિવસ નું સિલેક્ટ કરેલ બેકઅપ રીસ્ટોર કરી શકાશે.
    • MANUAL કરીને તેમાં ENTER DRIVE TO RESTORE FROM માં જે જગ્યા એ થી BACKUP RESTORE કરવાનું છે તેનો ડ્રાઈવ લેટર લખવો ( ઉ.દા. D) પછી ENTER અપાવું. ત્યાર બાદ ENTER PATH TO RESTORE FROM માં આપણું BACKUP FOLDER નું નામ લખવું (જો પેઢી નો નંબર અલગ હોય ત્યારે ફોલ્ડરના નામ પછી ";" નિશાની કરી, જેનુ BACKUP હોય તે પેઢી નો કોડ લખવો (ઉ.દા. 20171212;001)). પછી ENTER અપાવું અને, અન્ય બધી જગ્યાએ ENTER આપવું. ત્યાર બાદ OVER WRITE માં YES આપવા થી BACKUP RESTORE થઇ જશે.

  • સોપ્રથમ ચાલુ પેઢી સિલેક્ટ કરવી ત્યાર બાદ તેના પર ALT+F૩ આપવું ત્યાર પછી ENTER FILE NAME પૂછે ત્યાં ૩ થી 4 અક્ષર નું ટુકું નામ અપાવું. પછી ENTER આપવું એટલે તે નામ નું ટેમ્પ્લેટ પ્રોગ્રામ ના ફોલ્ડર માં સેવ થઇ જશે. ત્યાંર પછી F6 આપી નવી પેઢી બનાવી તેના પર F4 આપી LOGIN NAME અને PASSWORD સેટ કરવા. પછી બનાવેલ પેઢી માં દાખલ થતા ડીફોલ્ટ ટેમ્પ્લેટ નો સવાલ પૂછે તેમાં YES લઈ, ALT-F3 થી બનાવેલ ફાઈલ સિલેક્ટ કરવાથી નવી પેઢી માં ચાલુ પેઢી નું SETUP આવી જશે.

    • (આપનો પ્રોગ્રામ કઇ ડ્રાઈવ અને ફોલ્ડર માં છે તે ચેક કરી નોંધ રાખવી (દા.ત. D:QA5)

    • તમારા COMPUTER માં INTERNET ચાલુ હોવું જરૂરી છે. COMPANY ની નામ ની બાજુમાં આપેલ OPTION F12 UPADATE QA પર ક્લિક કરવું અથવા કીબોર્ડ માંથી F12 કી દબાવવી એટલે UPADATE ની પ્રોસેસ ચાલુ થશે (એન્ટીવાયરસ પ્રોગ્રામ હોય તો પહેલા ડિસેબલ (બંધ) કરવો )
    • મેન્યુલ UPDATE કરવા માટે કોઈ પણ COMPUTER અથવા MOBILE માં INTERNET બ્રાઉઝર માં જઈ WWW.KPSOFT.IN સાઈટ OPEN કરવી -DOWNLOAD માં જઈ QA5_SETUP ફાઈલ DOWNLOD કરાવી DOWNLOD કરેલી ફાઈલ રન કરાવી પ્રોગ્રામ UPDATE કરાવી સકાય છે. આગળ જયારે ફોલ્ડરની વિગત પૂછે ત્યારે પ્રોગ્રામ જે હોલ્ડરમાં હોય તે ફોલ્ડર આપવું. ઉપર બતાવેલ ચિત્ર પ્રમાણે આપના પ્રોગ્રામ ફોલ્ડરનું નામ જાણી શકાય.

  • (આપનો પ્રોગ્રામ કઇ ડ્રાઈવ અને ફોલ્ડર માં છે તે ચેક કરી નોંધ રાખવી સામાન્ય રીતે D: ડ્રાઈવ માં હોય  (દા.ત. D:QA5)) D ડ્રાઈવ સિવાય બીજી કોઈ ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ હોય તો  અથવા પ્રોગ્રામ ક્યાં છે તે જાણવા માટે (QA PROGRAM ચાલુ હોય ત્યારે ઉપર ની SIDE ડાબી બાજુ ખુણા માં QA ના નામ ની સાથે VERSION ની સાથે કૌસ માં લખેલ હશે.) નીચે ઈમેજ/ફોટો માં ચિત્ર સાથે બતાવ્યું છે. જેમાં પ્રોગ્રામ નું વર્ઝન કયું છે તે પણ જોઈ શકાય છે.

    કોમ્પ્યુટર ની આખી હાર્ડ ડિસ્કFORMAT કરતી વખતે આ ફોલ્ડર ને અલગ પેન-ડ્રાઈવમાં COPY કરી લેવું. સાથે QA5_BKP_A ફોલ્ડર પણ COPY કરી લેવું  FORMAT થઇ ગયા બાદ,વિન્ડોઝ ચાલુ થઇ ગયા પછી પેન-ડ્રાઈવ માં લીધેલ ફોલ્ડર તેજ ડ્રાઈવ માં મૂકી દેવું (જેમ કે D: ડ્રાઈવ માંથી Copy લીધું હોય તો પેન-ડ્રાઈવ નું ફોલ્ડર D: ડ્રાઈવ માં મૂકી દેવું) પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવા માટે  કોઈ પણજાત ના Setup Run કરવા ની જરૂર નથી ઉપર ના ફોલ્ડર માંથી QA5_APP.EXE FILE "એપ્લીકેશન ફાઈલ -Application File" નું શોર્ટકટ DESKTOP ઉપર લેવું (FILE ઉપર રાઈટ કલીક કરી SEND TO માં CREAT DESKTOP SORTCUT ઉપર ક્લિક કરવું) આમ કરવાથી પ્રોગ્રામ નો શોર્ટકટ કોમ્પ્યુટર ના ડેસ્કટોપ ઉપર આવી જશે.


  • જે પ્રકારનું ખાતું હોય તે પ્રમાણેનું ગ્રુપ આપવું, સામાન્ય રીતે કયું ગ્રુપ આપવું તે નીચે મુજબ ની માહિતી પ્રમાણે પસંદ કરી શકાય.


    ખાતાનો પ્રકાર 

    		ગ્રુપ નું નામ
    વેચાણ ની પાર્ટી (રોકડ / ઉધાર બંને)Customer-For Goods (દેવાદાર - માલ માટેના)
    ખરીદ ની પાર્ટી (રોકડ /ઉધાર બંને)Supplier - For Goods (લેણદાર - માલ માટેના)
    મુડીખાતા (દા.ત. પાર્ટનર / પ્રોપ્રાઈટર ના ખાતા Capital (મુડીખાતા)
    વેચાણ ખાતાSales (વેચાણ)
    ખરીદ ખાતાPurchase (ખરીદ)
    માલ-વપરાશ ખાતાConsumption (વપરાશ)
    માલ-ઉત્પાદન ખાતા Production (ઉત્પાદન)
    સ્ટોકના ખાતાStock in Hand (સ્ટોક)
    માલ-ખરાજત ખાતા દા.ત. જકાત ખર્ચ, ટ્રાન્સપોર્ટ ખર્ચOther Direct Expense (બીજા માલ-ખાતેના ખર્ચા)
    ખર્ચના (માલ-ખરાજત સિવાય)ખાતા  દા.ત. દુકાન ખર્ચ, પગારખર્ચ, લાઈટબીલ....Office Overheads (ઓફીસ ના ખર્ચા)
    ઘસારા ના ખાતાDepreciation (ઘસારો)
    ટેક્સ, ફી વિગેરે ખર્ચના ખાતા. દા.ત. સેલ્સ ટેક્સ, વકીલ ફી....Legal Expense (કાયદાકીય ખર્ચ)
    અન્ય આવકના ખાતા દા.ત. વ્યાજ ની આવક, રદ્દીની આવક....Indirect Income (અન્ય આવક)
    સ્યાવાર મિલ્કતના ખાતા દા. ત. દુકાન, કોમ્પુટર, વાહન.....Fix Asset (સ્થાવર મિલ્કત)
    ડીપોઝીટ ખાતા દા. ત. ટેલી.ડીપોઝીટ, કંપનીએ આપેલ ડીપોઝીટ..Deposite given (ડીપોઝીટ આપેલ)
    રોકાણ ખાતા  દા.ત.  શેર, બચત પત્ર , F.D. .....Investment (રોકાણ)
    બેન્કના કરંટ / સેવિંગ્ઝ ખાતાBank Balance (બેંક ખાતા)
    લોન આપેલ હોય તેના ખાતા

    Loan Given (લોન આપેલી)

    અન્ય ચાલુ મિલ્કતના ખાતા દા. ત. સ્ટાફને એડવાન્સ...Other Current Asset (બીજી ચાલુ મિલ્કત)
    બેન્કના CC / O/d ખાતાBank Bal. Cr. (બેંક ખાતા - જ.)
    લોન લીધેલ હોય તેના ખાતાLoan Received ( લોન મેળવેલી)
    બીજી ચાલુ જવાબદારીના ખાતા  દા. ત. ચૂકવવાનો બાકી પગાર, .....Other Current Liabilities A/C. (બીજી ચાલુ જવાબદારી)


  • જયારે  પણ કોઈ પણ એન્ટ્રીમાં આઈટમ પસંદ કરવાની હોય  ત્યાં, આઈટમ ની યાદીમાં [F3] ની કી દબાવી  જે નામ પર કર્સર હોય તે ખાતું આવી જશે. આ ખાતું જોયા પછી , બહાર નીકળતા જે કામ ચાલુ હોય ત્યાં પાછું પહોચી જવાશે.

  • વેચાણ ઓર્ડર પરથી બીલ કે ચલણ બનાવવા માટે , પેઢીના સેટઅપ માં સેટિંગ હોવું જરૂરી છે. તેના માટે પેઢીના સેટઅપ માં, મુખ્ય સેટઅપ માં, ઓન-લાઈન વેચાણ ઓર્ડર (Online Sales Order) માં ટીક કરવું
    વેચાણ બીલ કે ચલણ ની એન્ટ્રીમાં, નવી આઈટમ ઉમેરતી વખતે, પહેલા જે તે પાર્ટીના પેન્ડીંગ ઓર્ડરની યાદી આવી જશે. તેમાંથી આઈટમ પસંદ કરતા, તે આઈટમ બીલ કે ચલણ માં આવી જશે. આપેલ જથ્થા પ્રમાણે, પેન્ડીંગ ઓર્ડર એડજસ્ટ  થઇ જશે. જો ઓર્ડર સિવાય ની બીજી આઈટમનું વેચાણ કરવાનું હોય તો, પેન્ડીંગ ઓર્ડરની યાદીમાં [ESC] કી દબાવવાથી તે યાદી બંધ થઇ જશે અને પછી, કોઈ પણ આઈટમ  લઇ શકાશે.


  • જે આઈટમનો સ્ટોક કોમ્પ્યુટરમાં એક્ચ્યુલ કરતા વધારે હોય, તે આઈટમની એન્ટ્રી કરવી (N.B.D. એટલે Non-Billable-Delivery અહી આપેલ એન્ટ્રી કોઈ ખાતા માં આવશે નહિ , પરંતુ સ્ટોક માંથી બાદ થઇ જશે)

    એન્ટ્રી-> ઇન્વેન્ટરી-> N.B.D. જાવક (Entry->Inventory->N.B.D. Issues ) ના મોડ્યુલમાં કરવી. જેટલો સ્ટોક વધારે બોલતો હોય તેટલો જથ્થો જે તે આઈટમમાં આપવો.

    જે આઈટમનો સ્ટોક કોમ્પ્યુટર માં એક્ચ્યુલ કરતા ઓંછો હોય , તે આઈટમ ની એન્ટ્રી કરવી

    એન્ટ્રી-> ઇન્વેન્ટરી-> N.B.D.આવક (Entry->Inventory->N.B.D. Receipt) ના મોડ્યુલ માં કરવી. જેટલો સ્ટોક ઓંછો બોલતો હોય તેટલો જથ્થો જે તે આઈટમ માં આપવો.

    નોંધ. : આહી એન્ટ્રી કરવા માટે Master->Book Register (માસ્ટર-> બૂક રજીસ્ટર) માં  N.B.D. Receipt Register "N.B.D. આવક રજીસ્ટર" / N.B.D. Issue Register "N.B.D. જાવક રજીસ્ટર" પ્રકાર ના રજીસ્ટર બનાવવા જરૂરી છે. 





  • Entry -> Inventory -> Batch Production (એન્ટ્રી -> ઇન્વેન્ટરી -> બેચ ઉત્પાદન / માલ ઉત્પાદન ) :-

    પેઢી માં કાચો માલ વાપરી , તૈયાર માલ નું, ઉત્પાદન થતું હોય, કાચા માલના વપરાશ અને તૈયાર માલ ના ઉત્પાદન વરચે પ્રમાણસર ની ગણત્રીકરી શકાય તેમ હોય ત્યારે, બેચ ઉત્પાદન ની એન્ટ્રી આ મોડ્યુલમાં કરી શકાય . દા.ત. અમુક કિલો મગફળી નો વપરાશ = અમુક કિલો તેલ નું ઉત્પાદન + અમુક કિલો ખોળ ની આડપેદાશ. અહી કરેલી એન્ટ્રી થી સ્ટોક અને ખાતા માં એક શાથે અસર થશે. ૧) વપરાશના રેકોર્ડ થી, સ્ટોકમાં જથ્થાની જાવક અને જે તે માલ વપરાશ ખાતે રકમ જમા થશે. ૨) ઉત્પાદનના કે  આડ પેદાશ ના રેકોર્ડથી, સ્ટોકમાં જથ્થાની આવક, અને જે તે માલ ઉત્પાદન ખાતે રકમ ઉધાર થશે.

    નોંધ:- અહી એન્ટ્રી કરવા માટે. "માસ્ટર-> બુક રજીસ્ટર (Master -> Book Register)" ના મોડ્યુલ માં, "Batch Prodcution Register (બેચ-ઉત્પાદન રજીસ્ટર)" પ્રકાર નું રજીસ્ટર બનાવવું જરૂરી છે.

     


  • મોડ્યુલ:- Master -> Ledger Account  ( માસ્ટર -> ખાતાની વિગત ) :-
    ખાતાનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે માલ સ્ટોક ખાતા માટે રકમ આપવી હોય તેના પર કર્સર રાખી [^B] કી દબાવો. આમ કરતા ઉઘડતા સ્ટોક અને મહિના પ્રમાણે આખર સ્ટોકની રકમ બતાવશે. પછી જે તે મહિનાના ખાના માં જરૂરી રકમ નાખી શકાશે. છેલ્લા મહિના સામે આપેલી રકમ "ચાલુ પુરાંત" પ્રમાણે ના રીપોર્ટ આવશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Accounts -> Interest Calculation (Product) (M.I.S. -> ખાતાકીય  -> વ્યાજની ગણત્રી - રકમ પ્રમાણે ) :-ખાતા રેન્જમાં, ગ્રુપ, પસંદગી , કે ગ્રુપ +પસંદગી માંથી યોગ્ય રેન્જ પસંદ કરો. જરૂર પ્રમાણે બીજી વિગતો આપો. જે સમયગાળા માટે વ્યાજની ગણત્રી કરવી હોય તે તારીખ આપો. બધી માહિતી આપ્યા પછી, ખાતાની યાદી આવશે જેમાં, દરેક ખાતા સામે વ્યાજની રકમ બતાવશે. [^P] ની કી દબાવતા, જે તે રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરી શકાશે. પ્રિન્ટ કરતી વખતે કઈ કઈ વિગત જોઈએ છે ત સેટ કરી શકાય છે.



  • ૧) સાદી યાદી :-

    મોડ્યુલ :-Report -> Account -> Debtors Summary (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> દેવદાર સમરી ) :-

    અહી દેવાદારની યાદી આવશે. [^P] ની કી દબાવતા, આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરી શકાશે. આ રીપોર્ટમાં પાર્ટીનું  નામ અને ટોટલ ઉધાર રકમ આવશે.

    ૨) બીલ  મુજબની યાદી  (Bill to Bill Details):

    મોડ્યુલ :- Report -> Sales -> Bills Receivables (રીપોર્ટ -> વેચાણ -> ઉઘરાણીના બીલ ):-

    આ મેન્યુંની નીચે બીજા સબ મેન્યુ છે જેમાં જુદા જુદા પ્રકારની, બીલ વિગત સહિતની ઉઘરાણીની યાદી મેળવી શકાશે. અમુક તારીખ સુધીન જ બાકી બિલનો રીપોર્ટ જોઈતો હોય તો તે તારીખ આપો, નહીતો, તારીખ ખાલી રાખતા, છેલ્લી એન્ટ્રી સુધીના બધા બાકી બીલ પ્રમાણે રીપોર્ટઆવશે. દરેક પ્રકારના રીપોર્ટ માં [^P] ની કી દબાવતા, જે તે રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરી શકશે. પ્રિન્ટ કરતી વખતે કઈ કઈ વિગત જોઈએ છે તે સેટ કરી શકાય છે.


    બીલ પ્રમાણેની વિગત સાથે ઉઘરાણીની યાદીના પત્ર (Reminder Letter) પ્રિન્ટ કરવા.

    મોડ્યુલ :- Report -> Sales -> Bills Receivables -> All Customer (રીપોર્ટ -> વેચાણ -> ઉઘરાણીના બીલ -> બધા ગ્રાહક ) :-

    આ મોડ્યુલ માં  આવતા જરૂરી વિગતો આપ્યા પછી ઉઘરાણીની યાદી જોવા મળશે. જે પાર્ટી માટે પત્ર પ્રિન્ટ કરવા હોય તે પાર્ટી પર [ENTER] ની કી દબાવો. આમ કરતા તે પાર્ટીના બોલની વિગત બતાવશે. અહી [^L] ની કી દબાવતા ઉગરની યાદી પત્ર પ્રિન્ટ કરી શકાશે. Master -> Document Format (માસ્ટર -> વિવિધ ફોર્મેટ) ના મોડ્યુલમાં, ઉઘરાણી પત્ર માટેનું ફોર્મેટબનાવી શકાશે કે સુધારો કરી શકાય






  • ૧) વેચાણ / ખરીદી ની ભેગી માંહીતી : 

    મોડ્યુલ :- Report -> Account -> Sales / Purchase Summary -> Combine Summary 1 (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> વેચાણ / ખરીદ સમરી -> કંબાઈન સમરી ૧ ) :-

    		જે સમયગાળાનો રીપોર્ટ જોઈતો હોય તે તારીખ આપો, [^P] ની કી દબાવતા, રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરી શકાશે
    2) વેચાણ  / ખરીદ જુદી જુદી માહિતી : મોડ્યુલ :-  Report -> Account -> Sales / Purchase Summary -> Summary 1  રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> વેચાણ / ખરીદ સમરી ->  સમરી ૧ ) :-
    		જે મહિનાઓ વરચેનો રીપોર્ટ જોઈતો હોય તે પ્રમાણે મહિના પસંદ કરો. રીપોર્ટમાં જોઈતી માહિતી પ્રમાણે બીજી વિગત આપો.
    3) વેચાણ / ખરીદ જુદી જુદી માહિતી - ગણત્રી કોડ પ્રમાણે :મોડ્યુલ :- Report -> Account -> Sales / Purchase Summary -> Summary 1 -> Cal.Wise (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> વેચાણ / ખરીદ સમરી -> સમરી ૧ - ગણત્રી કોડ ) :- 
    		રીપોર્ટ જોઈતો હોય તે પ્રમાણે મહિના પસંદ કરો. ર્પોર્તમાં જોઈતી માહિતી પ્રમાણે બીજી વિગત આપો.


  • No, internet connection is not compulsory. Internet is used only while downloading and updating; the program to new changes released.

  • No, internet is not compulsory. However, the setup files for new version is downloaded and installed on-line, is an easy process compared to alternate process. If you do not have internet, you will have to download the files in any other computer having internet. Then copy those files in your computer a run the files manually in a particular sequence, keeping check of installation; paths, etc. Manual process is far difficult, So, it is better to have internet in the computer to update to new version smoothly.

  • Yes, but it is not recommanded.

  • Nothing. The new versin( GST version : QA5 ) is installed in a different folder and operated in saperate place. So, old program (Ver.: VQ4) will be countinue as it is, and all the data of earlier year is there only.

  • ઉધાર વેચાણની એન્ટ્રી નાખવા અથવા, ડેબીટ મેમો બનાવવા

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Debit Sales ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> ઉધાર વેચાણ ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને બીલ ની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી બીલ પૂરું કરો.

    રોકડ વેચાણ ની એન્ટ્રી નાખવા અથવા કેશ મેમો બનવવા 

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Cash Sales ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> રોકડ  વેચાણ ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને બીલ ની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી બીલ પૂરું કરો.

    ઉધાર વેચાણ બીલ (ડેબીટ મેમો) છાપવા 

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Debit Sales ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> ઉધાર વેચાણ ) :- 

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે બીલ છાપવું હોય, તે એન્ટ્રી ઉપર કર્સર રાખી [^p] કી દબાવો. ઓનલાઈન પ્રિન્ટ માટેનું  સેટિંગ કરેલ હોય તો દરેક બીલ, આપમેળે પ્રિન્ટ થતું જશે.


    રોકડ વેચાણ બીલ (કેશ મેમો ) છાપવા

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Cash Sales ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> રોકડ  વેચાણ ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે બીલ છાપવું હોય, તે એન્ટ્રી ઉપર કર્સર રાખી [^p] કી દબાવો. ઓનલાઈન પ્રિન્ટ માટેનું  સેટિંગ કરેલ હોય તો દરેક બીલ, આપમેળે પ્રિન્ટ થતું જશે.

    એક સાથે એક થી વધુ રોકડ/ઉધાર બીલ છાપવા હોય તો 

    મોડ્યુલ : Report -> Documents -> Cash Sales Invoice/Debit Sales Invoice (રીપોર્ટ  -> વિવિધ પ્રિન્ટ ->રોકડ વેચાણ બીલ /ઉધાર વેચાણ બીલ ) :-

    નંબર પ્રમાણે પસંદ કરો, શરૂઆત નો અને છેલ્લો બીલ નંબર આપો. આપેલ નંબર પ્રમાણે બીલ એક પછી એક પ્રિન્ટ થશે. (પસંદગીના નંબર પ્રમાણે આપ્યું હશે તો નંબર પસંદ કરી ને પણ પ્રિન્ટ આપી શકાશે.)

    વેચાણ ચલણ ની એન્ટ્રી કરવા અથવા, ડીલીવરી મેમો બનાવવા માટે

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Challan ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> ચલણ ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને ચલણની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી ચલણ પૂરું કરો.

    વેચાણ ચલણ ( ડીલીવરી મેમો) છાપવા

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Challan ( એન્ટ્રી -> વેચાણ -> ચલણ ) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે ચલણ છાપવું હોય, તે એન્ટ્રી ઉપર કર્સર રાખી [^p] કી દબાવો. ઓનલાઈન પ્રિન્ટ માટેનું  સેટિંગ કરેલ હોય તો દરેક બીલ, આપમેળે પ્રિન્ટ થતું જશે.

    નિયમિત સમયે વેચાણ ચલણ (ડીલીવરી મેમો) ઉપરથી દરેક પાર્ટીના વેચાણ બીલ બનાવવા

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Generate Invoice ->Bill end process (એન્ટ્રી ->વેચાણ ->બીલ બનાવવું -> બીલ એન્ડ પ્રોસેસ) :-

    બૂક રજીસ્ટર પસંદ કરી, બીલની તારીખ, અને કઈ તારીખ સુધીના ચલણ ના બીલ બનાવવા છે તે આપો.

    કોઈ એક પાર્ટી માટે, વેચાણ ચલણ (ડીલીવરી મેમો) ઉપરથી વેચાણ બીલ બનાવવા (કોઈ પણ સમયે )

    મોડ્યુલ : Entry -> Sales -> Generate Invoice -> From Challan (એન્ટ્રી ->વેચાણ ->બીલ બનાવવું -> ચલણ પરથી) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને ચલણની તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM ની વિગતમાં [F9] કી દબાવો જે સમય સુધીના ચલણ બનાવવા છે તે સિલેક્ટ કરી End આપી બીલ પૂરું કરો.

    વેચાણ માલ પરતની એન્ટ્રી કરવા એક્સપાયરી /નોન-મુવિંગ / અન્ય માલ પાછો લઇ, C.N. આપવા

    જો ચાલુ બીલમાં જ બાદ આપવું હોય તો :

    જે તે પાર્ટીનું વેચાણ બીલ /વેચાણ ચલણ બનાવતી વખતે, જથ્થા (Qty.) ના ખાનામાં -ve આકડો આપો.

    જો, C.N. અલગ બનાવવી હોય તો : મોડ્યુલ :- Entry -> Sales -> Sales Return(એન્ટ્રી -> વેચાણ -> માલ પરત) :-

    એન્ટ્રીઓનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુકનું નામ પસંદ કરો,વાઉચર નંબર એની મેળે આવશે અને એન્ટ્રી  તારીખ આપી પાર્ટી નું નામ પસંદ કરો અને ITEM નાખાવનું પૂછે ત્યારે ITEM નું નામ લખી ITEM ની એન્ટ્રી કરાવી ત્યારબાદ END આપી એન્ટ્રી પૂરી  કરો.


  • મોડ્યુલ : Report -> Account -> General Ledger ( રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> ખાતા ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા ખાતાનું લીસ્ટ દેખાશે. જે ખાતાની નકલ જોઈતી હોય તે ખાતું શોધી, તેન પર [ENTER] ની કી દબાવતા, તે ખની માહિતી સ્ક્રીન પર આવશે, અહી [^P] ની કી દબાવતા ખાતાની નકલ પ્રિન્ટ કરી શકાય. જો અમુક સમયગાળા પ્રમાણેનું ખાતું પ્રિન્ટ કરવું હોય તો પહેલા [F2] ની કી દબાવવી, જોઈતી તારીખ આપો અને પછી પ્રિન્ટ લેવી.



  • મોડ્યુલ : Report -> Account -> General Ledger (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> ખાતા ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા ખાતાનું લીસ્ટ દેખાશે. આ લીસ્ટમાં [^P] ની કી દબાવી, ખાતાની એક સાથે પ્રિન્ટ આપી શકાશે. [^P] ની કી  દબાવતા, તારીખ પૂછશે. જોઈતી તારીખ આપ્યા પછી, ખાતાની રેન્જ આપવી, અને જરૂર પ્રમાણે બાકીની વિગતો આપો.



  • મોડ્યુલ : Report -> Account -> Avro (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય  -> આવરો ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા તારીખ પૂછશે. જોઈતી તારીખ આપ્યા પછી, ક્યાં પ્રકારની એન્ટ્રીઓ રીપોર્ટમાં લેવી તે પૂછશે. જરૂર પ્રમાણે બાકીની વિગતો આપતા, માહિતી સ્ક્રીન પર આવશે. તે પછી. [^P] ની કી દબાવતા, આવરો પ્રિન્ટ થશે. જો દરેક તારીખ નવ પાને લેવી હોય, કે આઈટમની વિગત પણ પ્રિન્ટ કરવી હોય કે બીજા કોઈ સેતીન્ગમાં ફેરફાર કરવા હોય તો પહેલા, [^O] ની કી દબાવી, ઓપ્સન સેટ કરવા, અને પછી પ્રિન્ટ આપવી.



  • મોડ્યુલ : M.I.S. -> Account -> Cash / Bank Summary  (M.I.S. -> ખાતાકીય -> રોકડ / બેન્ક સમરી ) :-

    મોડ્યુલની અંદર આવતા રોકડ અને બેન્ક બુકની યાદી આવશે. રોકડ કે બેન્કના રેકોર્ડ પર [ENTER] ની કી દબાવતા, મહિનાની આખર તારીખ પ્રમાણેની પુરંતની યાદી આવશે. જે તે મહિના પર [ENTER] ની કી દબાવતા, તે મહિના માટે, દિવસ પ્રમાણેની પુરાંતનો રીપોર્ટ જોઈ શકાશે. કોઈ પણ તારીખની ખુલતી પુરાંત, આવક અને જાવકના ટોટલ, અને બંધ પુરાંત વિગેરે માહિતી આ રીપોર્ટ માં મળશે. સાથે સાથે કયા દિવશે પુરાંત સૌથી વધુ હતી કે સૌથી ઓછી હતી તે માહિતી પણ બતાવશે. જે તારીખમાં પુરાંત ઘટની હશે, કે સૌથી ઓછી હશે તે તારીખમાં  "MINIMUM(ન્યુનતમ)" ની નિશાની આવશે.




  • મોડ્યુલ :- Report -> Account -> Profit & Loss A/c (રીપોર્ટ -> ખાતાકીય -> નફા-નુકશાન ખાતું ) :-

    સામાન્ય રીતે, આ રીપોર્ટમાં, કાચો નફો કે પાકો નફો બતાવે તેની સાથે કુલ વેચાણના સપેક્ષમાં ટકાવારી બતાવશે. પરંતુ બધાજ ખાતામાં ટકાવારીના આંકડા જોઈતા હોય તો લોકલ સેટઅપ માં સેટ કરવું પડે, જયારે રીપોર્ટ સ્ક્રીન પર હોય ત્યારે, [^O] ની કી દબાવી, લોકલ સેટઅપના ઓપ્શનમાં "Show Percentage For All A/c. (બધા ખાતા માટે ટકા બતાવવા)" માં "હા" સેટ કરો પછી, [END] ની કી દબાવી, લોકલ સેટઅપ મેન્યુમાંથી બહાર નીકળી શકાશે.



  • મોડ્યુલ :- Master -> Item Defination -> Item Groups (માસ્ટર -> આઈટમની વિગત -> આઈટમના ગ્રુપ ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા કંપની (આઈટમ ગ્રુપ ) નું લીસ્ટ આવશે. અહી [^P] ની કી દબાવતા આ યાદી પ્રિન્ટ કરી શકશે.




  • મોડ્યુલ :- Report -> Inventory -> price List ( રીપોર્ટ -> ઇન્વેન્ટરી -> ભાવ પત્રક ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા તારીખ પૂછશે, તારીખ ખાલી જ રાખી આગળ વધતા, આઈટમ રેન્જ પૂછશે. જરૂર પ્રમાણે નું રેન્જ ઓપ્શન પસંદ કરી આગળ વધતા, આઈટમ અને ભાવની યાદી આવી જશે. અહી [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે. [^P] ની કી દબાવતા કઈ કઈ વિગત લેવી છે તે પૂછશે. જરૂરી વિગત સામે ટીક કરીને આગળ વધતા, પ્રાઈસ લીસ્ટ પ્રિન્ટ થશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Sales -> Productwise Sales (M.I.S. -> વેચાણ -> આઈટમ પ્રમાણે વેચાણ ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા તારીખ પૂછશે. જે સમયગાળાની માહિતી જોઈતી હોય તે પ્રમાણે તારીખ આપો. પછી, જોઈતી માહિતી પ્રમાણે, , આઈટમ રેન્જ અને બીજી  વિગત આપો. તે પછી, આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાવશે. આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરવો હોય તો, અહી  [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Sales -> Party -> Productwise Sales (M.I.S. -> વેચાણ -> પાર્ટી -> આઈટમ પ્રમાણે વેચાણ ) :-

    મોડ્યુલ ની અંદર આવતા તારીખ પૂછશે. જે સમયગાળાની માહિતી જોઈતી હોય તે પ્રમાણે તારીખ આપો. પછી, જોઈતી માહિતી પ્રમાણે, પાર્ટી  રેન્જ , આઈટમ રેન્જ અને બીજી  વિગત આપો. તે પછી, આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાવશે. આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરવો હોય તો, અહી  [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Inventory -> Stock Analysis (M.I.S. -> ઇન્વેન્ટરી -> સ્ટોક વિષ્લેષણ ) :-

    આ મોડ્યુલમાં આવતા તારીખ પૂછશે. જે સમયગાળા માટે રીપોર્ટ લેવો હોય તે પ્રમાણે તારીખ આપો. પછી, આઈટમ રેન્જ આપો, તે પછી, આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાવશે. આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરવો હોય તો, અહી [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે. આ રીપોર્ટ માં અલગ અલગ માહિતી જોઈતી હોય કે ન જોઈતી હોય તેનું સેટિંગ કરવા માટે, [^O] ની કી દબાવી, લોકલ  સેતાપના ઓપ્શનમાં ફેરફાર કરી શકાય છે.


  • રોકડ આવક (ઉધાર બીલની  ઉઘરાણીમાં આવેલ રોકડ રકમ)

    મોડ્યુલ : Entry -> Receipts (એન્ટ્રી -> આવક ) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં "રોકડ (Cash on Hand)" પસંદ કરો. જો પહોચ પ્રિન્ટ કરવાની હોય તો, પાર્ટી દીઠ અલગ અલગ એક વાઉચર બનવવા.

    બેન્કથી આવક (ઉધાર બીલની ઉઘરાણીમાં આવેલ ચેક/ડી.ડી.) 

    મોડ્યુલ : Entry -> Receipt (એન્ટ્રી -> આવક) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં જે બેંકમાં ચેક જમા કરવો તે બેંક પસંદ કરો. જો પહોચ પ્રિન્ટ કરવાની હોય તો , પાર્ટી દીઠ અલગ અલગ એક વાઉચર બનાવવા ચેકની તારીખ ગમે તે હોય, પણ જે તારીખ માં ચેક જમા કરવો, તેજ તારીખ માં એન્ટ્રી લેવી.

    રોકડા બેંક માં જમા કરાવ્યા

     મોડ્યુલ : Entry -> Contra Entry (એન્ટ્રી -> કોન્ટ્રા એન્ટ્રી) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. "From(ક્યાંથી)" માં "રોકડ (Cash On Hand)" પસંદ કરો. "To (ક્યાં)" માં જે બેંક માં પૈસા જમા કાર્ય હોય તે બેંક પસંદ કરો.

    બેંકમાંથી રોકડા ઉપડ્યા

    મોડ્યુલ : Entry -> Contra Entry (એન્ટ્રી -> કોન્ટ્રા એન્ટ્રી) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. "From(ક્યાંથી)" માં જે બેંકમાંથી પૈસા ઉપડ્યા હોય તે બેંક પસંદ કરો. "To(ક્યાં)" માં "રોકડ (Cash On Hand)" પસંદ કરો.

    એક બેંકમાંથી પૈસા બીજી બેંકમાં ટ્રાન્સફર

    મોડ્યુલ : Entry -> Receipt (એન્ટ્રી -> આવક) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. "From(ક્યાંથી)" માં જે બેંકમાંથી પૈસા ઉપડ્યા હોય તે બેંક પસંદ કરો.  "To (ક્યાં)" માં જે બેંક માં પૈસા જમા કાર્ય હોય તે બેંક પસંદ કરો.

    રોકડ ચુકવણી (ખરીદીના બીલની રોકડેથી ચુકવણી)

    મોડ્યુલ : Entry -> Payment (એન્ટ્રી -> જાવક ) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં "રોકડ (Cash on Hand)" પસંદ કરો. 

    ચેકથી ચુકવણી (ખરીદીના બીલ ચુકવવા આપેલા ચેક)

    મોડ્યુલ : Entry -> Payment (એન્ટ્રી -> જાવક ) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં જે બેન્કનો ચેક આપ્યો હોય તે બેંક પસંદ કરો. જો પેમેન્ટ વાઉચર પ્રિન્ટ કરવાનું હોય તો , પાર્ટી દીઠ અલગ અલગ એક વાઉચર બનાવવા.

    ડી. ડી. થી ચુકવણી (ખરીદીના બીલ ચુકવવા બેંકમાંથી ડી. ડી. કઢાવીને મોકલ્યો )

    મોડ્યુલ : Entry -> Payment (એન્ટ્રી -> જાવક ) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં જે બેન્કનો ચેક આપ્યો હોય તે બેંક પસંદ કરો. વાઉચર નંબર અને તારીખ આપ્યા પછી, પાર્ટી પસંદ કરી તેની સામે ડી. ડી. ની રકમ આપી. પછી તેજ વૌચારમાં જ [INSERT] કી દબાવી બીજી એન્ટ્રી ઉમેરો જેમાં "બેંક કમીશન અને ચાર્જ(Bank Commission & Charges)" નું ખાતું લઇ તેમાં કમીશનની રકમ 

    પાર્ટી એ જમા કરાવેલ ચેક બેંકમાંથી પાછો આવે તો

    મોડ્યુલ : Entry -> Payment (એન્ટ્રી -> જાવક ) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં જે બેન્કનો ચેક આપ્યો હોય તે બેંક પસંદ કરો. પાર્ટી પસંદ કરી, ચેક ની રકમ આપો.

    રોકડ આવક (રોકડ બાકી બીલની ઉઘરાણીમાં આવેલ રોકડ રકમ)

    મોડ્યુલ : Entry -> Cash Sales Collection (એન્ટ્રી -> રોકડ ઉઘરાણી ની આવક) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં "રોકડ (Cash on Hand)" પસંદ કરો. 

    બેન્કથી આવક (રોકડ બાકી બીલની ઉઘરાણીમાં આવેલ રોકડ રકમ)

    મોડ્યુલ : Entry -> Cash Sales Collection (એન્ટ્રી -> રોકડ ઉઘરાણી ની આવક) :-

    એન્ટ્રીઓંનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [INSERT] કી દબાવો. બુક માં જે બેંકમાં ચેક જમા કરવો તે બેંક પસંદ કરો. ચેકની તારીખ ગમેતે હોય, પણ, જે તારીખમાં ચેક જમા કરવો, તે જ તારીખમાં એન્ટ્રી લેવી.



  • મોડ્યુલ :- Report -> Inventory -> Expiry Stock List ( રીપોર્ટ -> ઇન્વેન્ટરી -> એક્સપાયરી સ્ટોકની યાદી ) :-

    આ મોડ્યુલ માં આવતા તારીખ પૂછશે, જે તારીખ સુધીની ખરીદીના રેકોર્ડ લેવા હોય તે તારીખ આપો. જો આ તારીખ ખાલી રાખશો તો બધા રેકોર્ડ ચેક થશે, તે પછી એક્સપાયરી તારીખ પૂછશે, જે મહિના સુધીમાં એક્સ્પાયર થતા સ્ટોકની યાદી જોઈતી હોય તે મહિનો આપો. પછી, આઈટમ રેન્જ આપો. તે પછી, આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાવશે. આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરવો હોય તો, અહી [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે. [^P] ની કી દબાવતા કઈ કઈ વિગત લેવી છે તે પૂછશે. જરૂરી વિગત સામે ટીક કરીને આગળ વધતા, તે પ્રમાણે નો રીપોર્ટ પ્રિન્ટ થશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Inventory -> Stock Minimum / Maximum Analysis ( M.I.S. -> ઇન્વેન્ટરી -> ન્યુનતમ / મહતમ વિષ્લેષણ ) :-

     આં મોડ્યુલ માં આવતા તારીખ પૂછશે, જે તારીખ પ્રમાણે રીપોર્ટ જોઈતો હોય તે તારીખ આપો. જો તારીખ ખાલી રાખશો તો, છેલ્લી એન્ટ્રી પ્રમાણે રીપોર્ટ આવશે. પછી, આઈટમ રેન્જ આપો. તે પછી, આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાવશે. આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરવો હોય તો, અહી [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે.



  • મોડ્યુલ :- M.I.S. -> Inventory -> Stock Analysis (M.I.S. -> ઇન્વેન્ટરી -> સ્ટોક વિષ્લેષણ ) :-આ મોડ્યુલમાં આવતા તારીખ પૂછશે. જે સમયગાળા માટે રીપોર્ટ લેવો હય તે પ્રમાણે તારીખ આપો, પછી આઈટમ રેન્જ આપો. તે પછી આપેલી વિગત પ્રમાણે માહિતી એકઠી કરીને તેની યાદી સ્ક્રીન પર બતાશે, આ રીપોર્ટ પ્રિન્ટ કરશો ત્યારે, જે આઈટમ વેચાય ન હોય તે આઈટમ સામે નિશાની આવશે. જો પ્રિન્ટમાં આવી નિશાની ન આવે તો, [^O]  ની કી દબાવી, લોકલ સેટઅપ ના ઓપ્શનમાં, Print None-Moving Stock Details (નહિ વેચતા જથ્થા ની વિગત) માં  "Yes (હા) " સેટ કરો. [^P] ની કી દબાવી ને તેની પ્રિન્ટ આપી શકાશે.



  • [F4] ની કી દબાવો, પાના નંબરમાં જોઈતો નંબર આપો. આમ કર્સર સીધું જ જરૂર પ્રમાણેની  જગ્યા પર લઇ જઈ શકાય છે.




  		• યુઝર અને પાસવર્ડ સેટ કરવાકોઈ પણ પેઢી માં અંદર દાખલ થવા માટે લોગ ઇન નેમ (Login Name) અને પાસવર્ડ (Password) સેટ કરવા જરૂરી છે. જે પેઢી માં યુઝર સેટઅપ કરવાનું હોય તેના ઉપર કર્સર રાખી [F4] કી દબાવો. અને આવેલ મેન્યુ માં [INSERT] આપો તેમાં પહેલા લોગ ઇન નેમ (Login Name) પૂછશે તેમાં તમારે જોઇતું નામ આપો. ત્યાર બાદ પાસવર્ડ (Password) પૂછશે તેમાં વધુ માં વધુ 5 અક્ષર આપી શકાશે, કન્ફોર્મ પાસવર્ડ માં ફરી એજ પાસવર્ડ ટાઈપ કરો. અહી એક કરતા વધારે યુઝર બનાવી શકાશે (જયારે પ્રોગ્રામ માં લેન વર્ઝન "LAN VERSION" હોય ત્યારે એક કરતા વધારે યુઝર બનાવવા જરૂરી હોય છે.)

    યુઝર મેન્યુ સેટિંગ

    		કોઈ પણ પેઢી ના નામ ઉપર [F4] ની કી દબાવવા થી તમને બનવેલ યુઝર સામે બતાવશે, જે યુઝર માં મેન્યુ ઓપ્શન બદલવા હોય તેના પર રહી ને [^A] ની કી દબાવવા થી સામે તમને મેન્યુ ઓપ્શન જોઈ શકશો  જેમાં મેન્યુ નાં દરેક ઓપ્શન માટે ત્રણ સ્થિતિ રાખી શકાશે. [Yes] એટલે આ ઓપ્શન યુઝર ને દેખાશે અને કામ કરી શકશે. [No] એટલે આ ઓપ્શન યુઝર ને દેખાશે નહી અને કામ પણ કરી શકાશે નહિ. [PW] એટલે આ ઓપ્શન યુઝરને દેખાશે, પણ કામ કરવા માટે ફરજીયાત પાસવર્ડ નાખવો પડશે. 

    		સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ વિષેપ્રોગ્રામ ચાલુ કરતા, પેઢી નું લીસ્ટ આવશે. અહી [F8] ની કી દબાવતા, સામાન્ય સેટઅપના ઓપ્શનની સ્ક્રીન આવશે. Use SuperVisor Password (સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ નો ઉપયોગ કરવો) ઉપર જઈ ત્યાં ટીક કરવાથી સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ ચાલુ થશે અને ટીક કાઢી નાખવાથી બંધ થશે [નોંધ : [F8] સામાન્ય સેટઅપ ઓપ્શન માં સીધું જ Supervisor Password (સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ ) પર માઉસ થી ક્લિક કરવું અને ટીક / અન ટીક કરી સીધું જ કીબોર્ડ માંથી પેજ ડાઉન આપી દેવું [ENTER] આપી આગળ વધવું નહિ નહીતર બીજા ઓપ્શન બદલાઈ જશે તો પ્રોબ્લેમ થશે અને જયારે સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ સેટ કરેલ હશે, ત્યારે, યુઝર બનાવવા, યુઝર મેન્યુ બનાવવા, યુઝરના રાઈટ્સ નક્કી કરવા વગેરે કામ આ પાસવર્ડ વગર નહિ થઇ શકે.]

    		યુઝર પાસવર્ડ ભુલાઈ જાય તો શું કરવુંજો યુઝર પાસવર્ડ ભુલાઈ જાય તો જ્યાં યુઝર પાસવર્ડ નાખવાનો આવે ત્યાં " SuPeR " આપવું [ નોંધ : દર્શાવ્યા પ્રમાણે પહેલી / બીજી અંગ્રેજી એબીસીડી વાપરવી. ]. આમ કરવાથી ત્યાં જ ફરીથી સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ પૂછશે. આ વખતે સાચો સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ આપવાથી, જે તે જગ્યાએ યુઝર પાસવર્ડ બરાબર છે તેમ માની આગળ કામ થશે. યુઝર પાસવર્ડ ભુલાઈ જાય તો હમેશા માટે તે પાસવર્ડ બદલી નાખવો હિતાવહ છે. ઉપર મુજબ જુના યુઝર પાસવર્ડ માં સુપરવાઈઝર પાસવર્ડ થી આગળ જઈ પછી નવો પાસવર્ડ આપી દેવો.



  • જયારે એકથી વધારે વેપાર ખાતા રાખવાના હોય ત્યારે જ અહી દર્શાવ્યા પ્રમાણે સેટઅપ કરવું. જો એકજ વેપાર ખાતું હોય તો આ પ્રમાણેના સેટઅપ ની કોઈ જરુરીયાત રહેતી નથી.

    * પેઢીના સેટઅપમાં અંકુશમાં, ખરીદ કે વેચાણ ખતવણી પ્રકારમાં " Item Group + As Per Cal. Format (આઈટમ ગ્રુપ + ગણત્રી માળખા પ્રમાણે)" નું ઓપ્શન સેટ કરો.

    * પેઢીના સેટઅપમાં, અંકુશમાં, અલગ-અલગ માલ ખાતા જોઈએ છે ? (Want Separate Trade Account) માં "Yes(હા)" સેટ કરો.

    * Master -> Item Trade Account ( માસ્ટર -> માલ ખાતા) ના મોડ્યુલમાં, જરૂર પ્રમાણેના જુદા જુદા વેપાર ખાતા બનાવો.

    * Master -> Ledger Account (માસ્ટર -> ખાતાની વિગત ) ના મોડ્યુલમાં, દરેક વેપાર ખાતા દીઠ, સ્ટોકના, ખરીદીના, વેચાણના, (અને જરૂર હોય તો ખરાજાતના) અલગ અલગ ખાતા બનવો. અને તેમાં વેપાર ખાતાની વિગત યોગ્ય વેપાર ખાતા સેટ કરો,

    * Master -> Item Defination -> Item Grouping (માસ્ટર -> આઈટમની વિગત -> આઈટમ ના ગ્રુપ) ના મોડ્યુલમાં, દરેક વેપાર ખાતા દીઠ એક એમ, આઈટમના ગ્રુપ બનાવો અને તેમાં, જે તે સ્ટોક, ખરીદ, વેચાણ વિગેરેના ખાતા સેટ કરો.

    * Master -> Item Defination -> Item (માસ્ટર -> આઈટમની વિગત -> આઈટમ) ના મોડ્યુલમાં, દરેક આઈટમ ગ્રુપ માં  જરૂર પ્રમાણેના આઈટમ ના રેકોર્ડ બનાવો.



  • જયારે એકથી વધારે વેપાર ખાતા રાખવાના હોય ત્યારે જ અહી દર્શાવ્યા પ્રમાણે સેટઅપ કરવું. જો એકજ વેપાર ખાતું હોય તો આ પ્રમાણેના સેટઅપ ની કોઈ જરુરીયાત રહેતી નથી.
    * પેઢીના સેટઅપમાં, અંકુશમાં, અલગ-અલગ માલ ખાતા જોઈએ છે ? (Want Separate Trade Account) માં "Yes(હા)" સેટ કરો.
    * Master -> Item Trade Account ( માસ્ટર -> માલ ખાતા) ના મોડ્યુલમાં, જરૂર પ્રમાણેના જુદા જુદા વેપાર ખાતા બનાવો.
    * Master -> Ledger Account (માસ્ટર -> ખાતાની વિગત ) ના મોડ્યુલમાં, દરેક વેપાર ખાતા દીઠ, સ્ટોકના, ખરીદીના, વેચાણના, (અને જરૂર હોય તો ખરાજાતના) અલગ અલગ ખાતા બનવો. અને તેમાં વેપાર ખાતાની વિગત યોગ્ય વેપાર ખાતા સેટ કરો,



  • * પેઢીના સેટઅપમાં, વેચાણને લગતા સેટઅપમાં , ભાવ કોન્ટ્રેક્ટ વિગત બતાવવી ( Show Rate Contract Information) માં "Yes(હા)" સેટ કરો.

    મોડ્યુલ : Master -> Ledger Account (માસ્ટર -> ખાતાની વિગત ) :-

    મોડ્યુલની અંદર આવતા ખાતાઓનીયાદી દેખાશે, જે પાર્ટીમાં ભાવની વિગત આપવી હોય તે પાર્ટીના રેકોર્ડ પર [^T] ની કી દબાવતા એક વિન્ડો ખુલશે જેમાં, આઈટમ અને ભાવની એન્ટ્રી કરી શકાશે. દરેક પાર્ટીમાં આ રીતે આઈટમ અને ભાવની જુદી જુદી વિગત આપી શકાશે. ખરીદ કે વેચાણ વખતે જે તે પાર્ટીમાં, જે તે આઈટમ માટે સેટ કરેલા ભાવ એન્ટ્રી કરતી વખતે બતાવશે. જે જે ડીફોલ્ટ ભાવમાં બદલી શકાશે.

    * પેઢીના સેટઅપમાં, વેચને લગતા સેટઅપમાં, પાછલા વેચાણની વિગત બતાવવી (Previous Sales Information) માં ૫ કે તેહી વધુ આંકડો સેટ કરો.

    ખરીદ કે વેચાણ વખતે જે તે પાર્ટીમાં, જે તે આઈટમ માટે, છલ્લે કરલા વેચાણની વિગત, એન્ટ્રી કરતી વખતે બતાવશે. જેમાંથી જોઈ ને ડીફોલ્ટ ભાવમાં બદલી શકાશે.



  • જે તે એન્ટ્રીના મોડ્યુલમાં જઈને [^O] ની કી દબાવો. લોકલ સેટઅપના ઓપ્શનમાં, આઈટમ પસંદગી ગ્રુપ પ્રમાણે કરવી (Select Item Based On Group) માં "Yes(હા)" સેટ કરો. પછી, [END] ની કી દબાવી, લોકલ સેટઅપ મેન્યુમાંથી બહાર નીકળી શકાશે. આમ સેટ કર્યા પછી, આઈટમનીએન્ટ્રી ઉમેરતી વખતે, પહેલા ગ્રુપ (કંપની) પૂછશે, અને પછી, પસંદ કરેલી કંપનીની આઈટમોની યાદીમાંથી આઈટમ પસંદ કરવા કહશે.




  • Entry->Other Data Entry->Bank Reconciliaton (એન્ટ્રી->બીજી ડેટાએન્ટ્રી->બેંક મેળવણી):-

    મોડ્યુલ માં આવતાજ બેંક પસંદ કરવા કહશે. જે બેંક ની મેલ્વ્નીની વિગત જોવી હોય તે બેંક બૂક પસંદ કરો.બુક પસંદ કર્યા પછી, "ચાલુ વર્ષની વિગત" નું ઓપ્શન પસંદ કરો, તે પછી, અહી તમને બેન્કની એન્ટ્રી બતાવશે જેમા, "એન્ટ્રી->આવક (Entry->Receipt)", "એન્ટ્રી->જાવક (Entry->Payment)", એન્ટ્રી->કોન્ટ્રાએન્ટ્રી (Entry->Contra Entry)" ના મોડ્યુલ માંથી કરેલ એન્ટ્રી ઓ જ હોય છે. અહી નવી એન્ટ્રી કરી શકાય નહિ, પરંતુ દરેક એન્ટ્રી માં ક્લીયરીંગ ની તારીખ જ આપી શકાશે. કોઈ પણ એન્ટ્રીમાં ક્લીયારીન્ગની તારીખ નાખવા માટે તે એન્ટ્રી પર [ENTER] ની કી દબાવો. જો યાદી બહુ લાંબી હોય તો, [F2] ની કી દબાવી, કોઈ પણ તારીખ પર સીધું જ પહોચી શકાય, કઈપણ તારીખ પ્રમાણે બેંક મેળવણીની  વિગતની પ્રિન્ટ લેવા માટે [^P] ની કી દબાવો.

    આગલા વર્ષ ની વિગત:-

    બુક પસંદ કાર્ય પછી, "આગલા વર્ષ ની વિગત" નું ઓપ્શન પસંદ કરશો, તો જે તે બેંક ખાતામાં, વર્ષ ની શરુઆતની બાકીમાં રહેલા તફાવતની વિગત આપી શકાશે. અહી ઉપર પ્રમાણે જ કામ કરી શકશો, ઉપરાંત, [INSERT] ની કી દબાવી નવી એન્ટ્રીઓ ઉમેરી શકશો. અહી ઉમેર્લી એન્ટ્રીઓની અસર બીજે ક્યાય નહિ આવે, તે માત્ર, આગલા વર્ષ ની બેંક મેળવણી ની બાકી વિગત, આ વર્ષમાં ચાલુ રાખવાના હેતુ માટે જ છે.




  • મોડ્યુલ : MASTER -> BOOK REGISTIR (માસ્ટર -> બૂક રજીસ્ટર) :-


    આ મોડ્યુલ માં આવતા પહેલા તમને CATEGARY પૂછશે, તેમાં જરૂરિયાત પ્રમાણે CATEGARY પસંદ કરવી. ત્યાર બાદ જે બૂક રજીસ્ટર માં ફોર્મેટ સેટ કરવું છે તેના પર આવવું, તેના પર ENTER આપી પ્રિન્ટ ફોર્મેટ ઓપ્શન સુધી જવુ. પ્રિન્ટ ફોર્મેટ ના ત્રણ ખાના માંથી પહેલા ખાના માં કર્સર પહોચતા તમને "AVAILABLE FORMAT" લાગુ પડતા ફોર્મેટ જમણી બાજુ સ્ક્રીન પર બતાવશે. તેમાંથી લાગુ પડતા (-)  "દા. ત. -101/ -130 / - 11"નિશાની વાળા ફોર્મેટ તે ખાના માં મુકવાથી જે તે વાઉચર નું પ્રિન્ટ ફોર્મેટ સેટ થઇ જશે.  



  • પેઢી ના સેટઅપ માં, સામાન્ય સેટઅપ ૧ માં AMOUNT FORMAT - SMALL / BIG (રકમ ફોર્મેટ - મોટું/નાનું) માં આપેલા ફોર્મેટ માં દશાંશ પહેલા "૯" નો આક ઉમેરો


  • પેઢીના સેટઅપમાં , સામાન્ય સેટઅપ ૨ માં," Show Address In Party Selection Box" (પાર્ટી ના નામ સાથે સરનામું બતાવવું) માં ટીક કરો.



  • મોડ્યુલ :- Master -> Item Defination -> Item (માસ્ટર -> આઈટમની વિગત -> આઈટમ) :-

    આઈટમ જે ગ્રુપમાં (કંપનીમાં) હોય તે  ગ્રુપ (કંપની) પસંદ કરો. પછી , આઈટમનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે આઈટમાં ફેરફાર કરવો હોય તે આઈટમ પર કર્સર રાખી.[ENTER] કી દબાવો.

    " Decimal (દશાંશ)" માં જેટલા દશાંશ રાખવાના હોય તે આંક આપો.



  • મોડ્યુલ :- Master -> Ledger Account (માસ્ટર -> ખાતાની વિગત) :-

    ખાતાનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [^P] કી દબાવો. જરૂર પ્રમાણેનું ઓપ્શન પસંદ કરો.



  • મોડ્યુલ :- Address Book -> Account Parties ( સરનામાં બૂક -> ખાતાની પાર્ટી ) :-પાર્ટીના નામનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, [^L] કી દબાવો. જરૂર પ્રમાણેનું ઓપ્શન પસંદ કરો. જે લેબલ ની સ્ટેશનરી વાપ્રોછો તેમા, ઉભા અંને આડા કેટલા લેબલ  છે તેની વિગત આપો. આપેલી વિગત પ્રમાણે લેબલ પ્રિન્ટ  થશે.



  • મોડ્યુલ :- Address Book ->Account Parties (સરનામાં બૂક -> ખાતાની પાર્ટી) :-

    પાર્ટીના નામનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે પાર્ટીનું સરનામું છાપવું હોય તે પાર્ટીના નામ પર કર્સર રાખીને [^P] કી દબાવો. જરૂર પ્રમાણે, ઉપરથી કેટલી લાઈન છોડવી અને ડાબેથી કેટલા અક્ષર છોડવા, માર્જીનમાં આપો, પ્રિન્ટરમાં કવર ચડાવી , પ્રિન્ટ લઇ લો.




  • ઉધાર વેચાણ બીલ                :-મોડ્યુલ : Report -> Documents ->Debit Sales Invoice (રીપોર્ટ -> વિવિધ પ્રિન્ટ ->ઉધાર વેચાણ બીલ )
    રોકડ વેચાણ બીલ                 :-મોડ્યુલ : Report -> Documents ->Cash Sales Invoice (રીપોર્ટ -> વિવિધ પ્રિન્ટ ->રોકડ વેચાણ બીલ )
    રજીસ્ટર પ્રમાણે વેચાણ બીલ  :-મોડ્યુલ : Report -> Documents -> Sales Invoice -> Reg. Wise  (રીપોર્ટ -> વિવિધ પ્રિન્ટ -> વેચાણ બીલ -રજી. પ્રમાણે) 



  • મોડ્યુલ : Entry -> Gnrl. Pur. Order -> Party Wise ( એન્ટ્રી -> જનરલ ખરીદ ઓર્ડર -> પાર્ટી પ્રમાણે ) :-

    આ મોડ્યુલની અંદર આવતા જ પાર્ટી ની યાદી આવશે. અહી જે તે પાર્ટીના રેકોર્ડ પર [ENTER] ની કી દબાવતા, તે પાર્ટીના જનરલ ખરીદ ઓર્ડર ની યાદી બતાવશે. આ યાદી માં [^P] ની કી દબાવી ઓર્ડરની ચીઠી પ્રિન્ટ કરી શકાશે. સેટ કરેલા જનરલ ખરીદ ઓર્ડર ના UDF Format પ્રમાણે ઓર્ડર ની ચીઠી પ્રિન્ટ થશે.



  • QA માં કોઈપણ એન્ટ્રીમાં વિગત કે નરેશન આપી શકાય છે. એન્ટ્રીઓમાં નરેશન ટાઈપ કરતી વખતે યુઝરવારંવાર એકના એક શબ્દો ટાઈપ કરતો હય છે. દા.ત. " ને ચૂકવ્યા",  "તરફથી રોકડા મળ્યા", " ના મહિના માટે" વિગેરે વિગેરે. ફરી ફરી એકને એક શબ્દો ટાઈપ કરવાની મહેનત થી બચવા માટે યુઝર પહેલેથી ટાઈપ કરેલા નરેશન (Predefined Narration) ની સુવિધા નો ઉપયોગ કરી શકે છે.

    એન્ટ્રી કરતી વખતે, નરેશન માં, [F3] ની કી દબાવતા પ્રી-ડીફાઈન્ડ નરેશન ની વિન્ડો ખુલશે. જે નરેશન સેટ કરવું હોય તેના પર કર્સર રાખી [ENTER] ની કી દબાવતા, તે પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન , ચાલુ એન્ટ્રીના નરેશન માં ઉમેરાઈ જશે. એક જ એન્ટ્રી ના નારેશનમાં એક થી વધુ વાર પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન ઉમેરી શકાશે.

    * પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન ની યાદીમાં નવી એન્ટ્રીઓ ઉમેરવી :-

    Master -> General Masters -> Pre-Defined Narration ( માસ્ટર -> બીજા માસ્ટર -> પહેલેથી તૈયાર નરેશન ) ના મેન્યુ ઓપ્શન માંથી પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન ની યાદીમાં એન્ટ્રીઓ ઉમેરી કે કાઢી શકાય છે. આ સિવાય કોઈપણ એન્ટ્રીમાં નરેશન ટાઈપ કરતી વખતે, [F૩] ની કી દબાવતા પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન ની વિન્ડો ખુલશે, ત્યારે [F2] ની કી દબાવતા, પ્રિ-ડીફાઈન્ડ નરેશન ની યાદીમાં નવી એન્ટ્રીઓ ઉમેરી શકાશે. આ એન્ટ્રીમાં જે નરેશન પહેલેથી સેટ કરવું હોય તે જ ટાઈપ કરી દેવું. ૩૫ અક્ષર ટાઈપ કરી શકાશે.



  • આ પ્રોગ્રામમાં વર્ષને આખરના, ચોપડા બંધ કરવા માટે, કોઈ હવાલા નાખવા પડતા નથી. વેપા ખાતાના, નફા-નુકશાન ખાતાના અને નફો કે નુકશાન મૂડી ખાતે લઇ જવાના વિગેરે હવાલા નાખવાના હોતા નથી, પણ તેની અસર આપોઆપજ આવેછે. સામાન્ય રીતે કઈપણ ખાતું પ્રિન્ટ કરતી વખતે, જો લોકલ ઓપ્શનમાં Show Final JV Effect (આખર હવાલાની અસર બતાવવી) માં "હા" આપેલ હશે તો, ખાતાઓમાં વેપાર ખાતે કે નફા-નુકશાન ખાતે ટ્રાન્સફરના હવાલાની અસર આપમેળે જ બતાવશે.


  • મોડ્યુલ : Utility -> Re-Write -> Item Allocation Records ( ઉપયોગીતા -> ફરીથી લખવું -> આઈટમ વહેચણીના રેકોર્ડ ) :-

    આ મોડ્યુલ માં આવતા, આઈટમ નું લીસ્ટ આવશે. જે આઈટમ માટે પ્રોસેસ ચલાવવાનો હોય તે આઈટમો ટીક કરવી. પછી, [END] કી દબાવતા, આગળ વધશે. ઓન-લાઈનમાં ફેરવવા માટે પહેલા ડેટા ચેક થશે અને જે તારીખમાં સ્ટોલ n હોય તેની માહિતી બતાવશે. જો ડેટા બરાબર હોય તો પ્રોસેસ થઇ જશે અને જે આઈટમોમાં પ્રોસેસ થશે તે આઈટમો ઓન-લાઈન પ્રમાણે સેટ થઇ જશે.


  • (આપનો પ્રોગ્રામ કઇ ડ્રાઈવ અને ફોલ્ડર માં છે તે ચેક કરી નોંધ રાખવી સામાન્ય રીતે D: ડ્રાઈવ માં હોય  (દા.ત. D:QA5)) D ડ્રાઈવ સિવાય બીજી કોઈ ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ હોય તો  અથવા પ્રોગ્રામ ક્યાં છે તે જાણવા માટે (QA PROGRAM ચાલુ હોય ત્યારે ઉપર ની SIDE ડાબી બાજુ ખુણા માં QA ના નામ ની સાથે VERSION ની સાથે કૌસ માં લખેલ હશે.) નીચે ઈમેજ/ફોટો માં ચિત્ર સાથે બતાવ્યું છે. જેમાં પ્રોગ્રામ નું વર્ઝન કયું છે તે પણ જોઈ શકાય છે.

    નોંધ:- કોમ્પ્યુટર ફોરમેટ કરતા પહેલા સાવધાની માટે દરેક પેઢી નું [F3] કરી મેન્યુલ બેક અપ લઇ લેવું અથવા પ્રોગ્રામ ફોલ્ડર અલગ પેન-ડ્રાઈવ માં Copy લઇ લેવું. 

    FORMAT થઇ ગયા બાદ  પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવા માટે કોઈ પણજાત ના Setup Run કરવા ની જરૂર નથી ઉપર ના ફોલ્ડર માંથી QA5_APP.EXE FILE "એપ્લીકેશન ફાઈલ -Application File" નું શોર્ટકટ DESKTOP ઉપર લેવું (FILE ઉપર રાઈટ કલીક કરી SEND TO માં CREAT DESKTOP SORTCUT ઉપર ક્લિક કરવું) આમ કરવાથી પ્રોગ્રામ નો શોર્ટકટ કોમ્પ્યુટર ના ડેસ્કટોપ ઉપર આવી જશે.


  • કોઈ પણ પેઢીમાં અંદર જતી વખતે જો "એબ્નોર્મલ ટર્મિનેશન"  ની ચેતવણી આવે તો , [Yes] / [હા] પસંદ કરી ઈન્ડેક્સીંગ કરી લેવું આવશ્યક છે. કારણ કે આ ચેતવણી વખતે ઈન્ડેક્સીંગ ન કરવાથી ડેટા માં ભૂલ સર્જાવાની શક્યતા વધે છે.



  • પ્રોગ્રામ ચાલુ કરતા, નીચે બતાવ્યા પ્રમાણેની સ્ક્રીન આવશે. પ્રોગ્રામમાં ડીફાઈન કરેલ પેઢીનું લીસ્ટ જોવા મળશે. "Search (શોધ)" માં  પેઢીનું નામ ટાઈપ કરતા, કર્સર તે પેઢી પર જશે. પ્રોગ્રામ મલ્ટી-કંપની હોવાથી યુઝર ગમે તેટલી પેઢી ખોલી શકે છે. જે પેઢી માં કામ કરવું હોય, તેના ઉપર કર્સર રાખી [ENTER] કી દબાવતા તે પેઢી ખુલશે. આ સિવાય નેચે દર્શાવ્યા પ્રમાણે જે તે કી દબાવતા તે પ્રમાણે નું કામ કરી શકશો.


    નવી પેઢી બનાવવા માટે                                                                                              :-[F6] ની દબાવો
    પેઢી ની માહિતી સુધારવા માટે (નામ, સરનામું, GST NO. ફોન. નં. વિગેરે આપવા માટે.         :-જે પેઢી માં સુધારો કરવાનો હોય તે પેઢી પર [F7] ની કી દબાવો.
    પેઢીના ડેટાનું બેક-અપ લેવા માટે                                                                                  :-જે પેઢી નો બેક-અપ લેવો હોય તે પેઢી પર [F3] ની કી દબાવો.
    પેઢીના બેક-અપને વેરીફાય કરવા માટે                                                                           :-જે પેઢીનો ડેટા રિસ્ટોર કરવાનો હોય તે પેઢી પર [F2] ની કી દબાવો.
    પેઢી ના ડેટા રિસ્ટોર કરવા માટે                                                                                     :-જે પેઢીનો ડેટા રિસ્ટોર કરવાનો હોય તે પેઢી પર [^F2] ની કી દબાવો.
    પાસવર્ડ ના સેટિંગ માટે                                                                                                :-જે પેઢી માં સેટિંગ કરવાનું હોય તે પેઢી પર [F4] ની કી દબાવો.
    પેઢીના સેટ-અપ (Company Setup) માટે.                                                                     :-જે પેઢી માં સેટ-અપ કરવાનું હોય તે પેઢી પર [F5] ની કી દબાવો.
    પ્રોગ્રામના સામાન્ય સેટ-અપ માટે                                                                                  :-[F8] ની કી દબાવો.
    ભાષા બદલાવવા માટે                                                                                                  :-[^L] ની કી દબાવો.
    પ્રોગ્રામ ની બહાર નીકળવા માટે                                                                                    :-[END] ની કી દબાવો.



  • દરેક એન્ટ્રી પૂરી કર્યા પછી, "બીલ ટુ બીલ મેળવણી વિન્ડો (Adjustment Window)" આવશે જેમાં બીલ પ્રમાણે રકમની મેળવણીની વિગત આપી શકાશે. ઉઘરાણીની બાકી રકમથી મેળવેલી રકમ ઓછી હશે તો, [F8] ની કી થી બાકીની રકમ માટે ત્યાં ને ત્યાં જ કોઈપણ ખાતેહવાલો કે ક્રેડીટ નોટ બનાવી શકાય. જો આ હવાલો નથી પડવો તો  [END] ની દબાવવાથી, આ વિન્ડો બંધ થઇ જશે અને આગળ નું કામ થઇ શકશે. ઉઘરાણીની એન્ટ્રી સામે આવકની રકમ એડજસ્ટ કરવાથી, ઉઘરાણીમાંથી તે પ્રમાણેની રકમ ઓછી થઇ જાય છે.જો પેઢીના સેટઅપ માં, અંકુશ (Control) માં "Bill To Bill Adjustment (બીલ પ્રમાણે મેળવણીની વિગત)" માં "ના" સેટ કરેલ હશે તો આ વિગત નહિ પૂછે.


  • (આપનો પ્રોગ્રામ કઇ ડ્રાઈવ અને ફોલ્ડર માં છે તે ચેક કરી નોંધ રાખવી સામાન્ય રીતે D: ડ્રાઈવ માં હોય  (દા.ત. D:QA5)) D ડ્રાઈવ સિવાય બીજી કોઈ ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ હોય તો  અથવા પ્રોગ્રામ ક્યાં છે તે જાણવા માટે (QA PROGRAM ચાલુ હોય ત્યારે ઉપર ની SIDE ડાબી બાજુ ખુણા માં QA ના નામ ની સાથે VERSION ની સાથે કૌસ માં લખેલ હશે.) નીચે ઈમેજ/ફોટો માં ચિત્ર સાથે બતાવ્યું છે. જેમાં પ્રોગ્રામ નું વર્ઝન કયું છે તે પણ જોઈ શકાય છે.

    પ્રોગ્રામ ક્યાં છે? તે જોયા પછી પ્રોગ્રામ ફોલ્ડર (દા.ત. D:QA5) માં હોય તો આ QA5 ફોલ્ડર અને બીજું QA5_BKP_A ફોલ્ડર પણ COPY કરવું, COPY કરી અલગ પેન ડ્રાઈવ માં લેવું પછી આ COPY કરેલ ફોલ્ડર બીજા કોમ્પ્યુટર માં પેન ડ્રાઈવ લગાવી અને પેન ડ્રાઈવ માંથી કોમ્પ્યુટર ની  ડ્રાઈવ માં પેસ્ટ કરવું (બીજા કોમ્પ્યુટર માં D: માં પેસ્ટ કરવું) ત્યર બાદ બીજા કોમ્પ્યુટર માં   પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવા માટે કોઈ પણજાત ના Setup Run કરવા ની જરૂર નથી ઉપર ના ફોલ્ડર માંથી QA5_APP.EXE FILE "એપ્લીકેશન ફાઈલ -Application File" નું શોર્ટકટ DESKTOP ઉપર લેવું (FILE ઉપર રાઈટ કલીક કરી SEND TO માં CREAT DESKTOP SORTCUT ઉપર ક્લિક કરવું) આમ કરવાથી પ્રોગ્રામ નો શોર્ટકટ કોમ્પ્યુટર ના ડેસ્કટોપ ઉપર આવી જશે.



  • મોબાઈલ માં પ્લેસ્ટોર ખોલો સર્ચ માં "kpsoft" લખી સર્ચ કરો, લીસ્ટ માંથી Quick Pocket પર ક્લિક કરો. "Install" બટન પર ક્લિક કરી એપ ઇન્સ્ટોલ કરો. 

    કોમ્પ્યુટરમાં ક્વિક એકાઉન્ટ ખોલો અને ક્લાયન્ટ કોડ ( 6 આંકડા) ને પેન ડ્રાઈવ નંબર (4 આંકડા) જુઓ
    ક્વિક પોકેટ એપ ખોલો અને ક્લાયન્ટ કોડ અને પેન ડ્રાઈવ નંબર દાખલ કરો.
    રજીસ્ટર મોબાઈલ નંબર ની ખાતરી કરી મોબાઈલ નંબર દાખલ કરો, "Send OTP સેન્ડ ઓટીપી" બટન પર ક્લિક કરો. જો રજીસ્ટર મોબાઈલ નંબર જ બીજા નંબર તરીકે દાખલ કર્યો હશે તો બન્ને OTP રજીસ્ટર મોબાઈલ નંબર પરજ આવશે અને જો બીજા નંબર માં અન્ય નંબર દાખલ કર્યો છે તો,  પ્રાઈમરી OTP રજીસ્ટર મોબાઈલ નંબર માં આવશે અને સેકન્ડરી OTP અન્ય દાખલ કરેલ નંબર પર આવશે.
    જે મોબાઈલ માં એપ ઇન્સ્ટોલ કરી છે તે મોબાઈલ માં K. P. Soft Services માં રજીસ્ટર કરેલ નંબર ચાલુ ન હોય તો પહેલા K. P. Soft Services માં રજીસ્ટર કરેલ નંબર વાળા મોબાઈલ માં એપ ચાલુ કરી "Admin Control - એડમીન કન્ટ્રોલ" માંથી બીજા નંબર માં ચાલુ કરવા માટે ના રાઈટ્સ આપવા પડશે
    K. P. Soft Services પર રજીસ્ટર કરેલ મોબાઈલ નંબર પર તમને પ્રાઈમરી ઓટીપી મળશે અને દાખલ કરેલ નંબર પર સેકન્ડરી ઓટીપી મળશે, ઓટીપી દાખલ કરો અને "Veryfy OTP - વેરીફાય ઓટીપી" બટન પર ક્લિક કરો. OTP વેરીફાય થતાજ એપ ચાલુ થઇ જશે. 

    હવે કોમ્પ્યુટર માં પ્રોગ્રામ માંથી જે રીપોર્ટ/પ્રિન્ટ અપલોડ કરવા ઇરછતા હોય તે પ્રિન્ટ કરતી વખતે પ્રિન્ટ ઓપ્શન આપ્યા પછી"Report To" માં "PDF Upload" સિલેક્ટ કરો, બીલ સિવાય બીજું કઈ પ્રિન્ટ /અપલોડ કરવામાટે ફાઈલ નું નામ પૂછશે, પણ બીલ પ્રિન્ટ અપલોડ  કરવા માટે નામ પૂછશે નહિ. જો ફાઈલ નું નામ પૂછે તો ડાઈલોગ બોક્સ માં ફાઈલ નું નામ ટાઈપ કરો. પછી ફાઈલ અપલોડ કરવા માટે "OK" બટન પર ક્લિક કરો.

    કોમ્પ્યુટર માંથી ફાઈલ અપલોડ થઇ ગયા પછી મોબાઈલમાં Quick Pocket એપ્લીકેશન ખોલો એપ માં "Document - ડોક્યુમેન્ટ" માં અપલોડ  કરેલી ફાઈલ જોવા મળશે, હવે આ ડોક્યુમેન્ટ ને શેર / સેવ / ડીલીટ કરી શકાય છે. એપ માં જમણી બાજુ ઉભા ત્રણ ટપકા વળી નિશાની આપેલ છે ત્યાં થી ડોક્યુમેન્ટ ને શેર / સેવ /ડીલીટ કરી શકાશે.
    K. P. Soft Services દવારા મોકલવામાં આવેલ નોટીફિકેશન પણ નોટીફિકેશન માં જઈ ને જોઈ શકાય છે.

    (8)Web -> (F) Upload File To Quick Pocket ( (૮)વેબ -> (F) અપલોડ ફાઈલ ટુ ક્વિક પોકેટ) :-

    આ ઓપ્શન થી કોમ્પ્યુટર માંથી કોઈ પણ ડોક્યુમેન્ટ ફાઈલ મોબાઈલ એપ માં  અપલોડ કરી શકાશે





  • પ્રોગ્રામ LAN વર્ઝન હોય અને PC ફોરમેટ કરવાનું થાય તો મેઈન PC માં જે ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ હોય તે ડ્રાઈવ સિલેક્ટ કરી તેના પર (RIGHT) ક્લિક કરી (PROPERTIES) માં જવું ત્યાર બાદ (SHARING) ઓપ્શન માં જવું અને ડ્રાઈવ ને ફૂલ પરમીસન આપવા માટે (ADVANCE SHARING) ઓપ્સન માં જવું.

    મેઈન PC અને (NODE)બીજા બધા PC માં ડ્રાઈવ SHARING આપવું

    ડ્રાઈવ માપીંગ કરવા માટે બધા (PC LAN SHARING) કરેલ હોવા જોઈ એ

    બધા PC માં NETWORK ઓપ્શન માં RIGHT ક્લિક કરી (MAP NETWORK DRIVE) પર ક્લિક કરવું જેમાં (X,Y,Z) ડ્રાઈવ તરીકે લઇ અને જે પ્રોગ્રામ SHARING માં ચલાવવો હોય તે ડ્રાઈવ/પ્રોગ્રામ નો  પાથ આપો ઉદા:(//D:QA5) 

  • (1) વેબ સાઈટ પર થી સેટઅપ ફાઈલ "DOWNLOAD" કરવી

    સોપ્રથમ www.kpsoft.in વેબસાઈટ માં જવાનું વેબસાઈટ નું હોમ પેજ આવી જાય પછી "DOWNLOAD" જવાનું તેમાં થી છેલ્લું વર્ઝન "DOWNLOAD"  કરાવવું

    ઉદા:  Quick Account - GST Version 2020-21 

              (Ver. 5.21.2012 - 07/02/2021) 

    (2) પ્રોગ્રામ સેટઅપ કેવી રીતે કરવું

         આ ફાઈલ "DOWNLOAD" થઇ ગયા પછી તમારા કમ્પ્યુટર માં THIS PC અથવા MY COMPUTER માં જઈ DOWNLOAD માં જવાનું તેમાં "QA5_SETUP(5.21.2012)" આ ફાઈલ આવી ગઈ હશે તેના પર એન્ટર આપી ફાઈલ RUN કરાવવી જો પ્રોગ્રામ "D:QA5" પાથ માં જ INSTALL કરવું હોય તો, એન્ટર આપી સેટઅપ  પૂરું કરવું એટલેટલે D: ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ INSTALL થઇ જશે, જો બીજી કોઈ ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ INSTALL કરવો હોય તો પ્રોગ્રામ સેટઅપમાં પાથ પૂછે ત્યારે ડીફોલ્ટ D ડ્રાઈવ ની જગ્યા એ જે ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ INSTALL કરવો હોય તે ડ્રાઈવ લેટર આપવો આમ કરવાથી જે તે ડ્રાઈવ માં પ્રોગ્રામ INSTALL થઇ જશે. પ્રોગ્રામ INSTALL થઇ ગયા પછી. 

    (3) પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવો અને નવી COMPANY(પેઢી) બનાવવી

         DESKTOP પરના શોર્ટકટ ઉપર એન્ટર આપી પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવો પ્રોગ્રામ ચાલુ કરવાથી તેમાં TEST COMPANY બતાવશે તમારે F6 કરી નવી COMPANY (પેઢી) બનાવવી નવી COMPANY બનાવતી વખતે તમારે COMPANY નું નામ અને વર્ષ ની તારીખ આપવી અને સરનામું અને ફોન નંબર, સ્ટેટ, સ્ટેટ કોડ, COMPANY ના GST નંબર વિગેરે વિગત આપવી, જો COMPANY બની ગયા પછી નામ સરનામાં માં કોઈ ફેરફાર કરવો હોય તો COMPANY ના નામ ઉપર રહી F7 આપવું જેમાં COMPANY ની વિગત માં કોઈ ફેરફાર કરવો હોય તો થઇ શકશે.

    (4) નવી COMPANY માટે  LOGIN - PASSWORD બનાવવા

         નવી પેઢી બની ગયા પછી પેઢના નામ ઉપર રહી F4 આપો એટલે પેઢી ના LOGIN NAME પૂછશે ત્યાં INSERT આપી LOGIN NAME અને PASSWORD આપવા LOGIN NAME બનાવ્યા પછી તેમાંથી END આપી બહાર પાછું પેઢી ના નામ પર આવવું.

    (5) પેઢી(COMPANY) નું ધંધા પ્રમાણે ડીફોલ્ટ ટેમ્પ્લેટ સેટ કરવું

         ત્યાર બાદ નવી બનાવેલી પેઢી ઉપર એન્ટર આપી LOGIN NAME અને PASSWORD આપવા, ત્યારબાદ ડીફોલ્ટ સેટિગ ના ટેમ્પ્લેટ લેવા માટે નો ઓપ્શન આવશે તેમાં YES આપવાથી ડીફોલ્ટ ટેમ્પ્લેટ નું લીસ્ટ આવશે તે લીસ્ટમાં ધંધાના દરેક પ્રકાર (મેડીકલ હોલસેલ/રીટેલ, FMCG હોલસેલ/રીટેલ,  ઓટોપાર્ટ્સ, એગ્રો, TOBECO, મોબાઈલ હોલસેલ/રીટેલ,  હાર્ડવેર, પ્લાયવુડ) વિગેરે ટેમ્પ્લેટ બતાવશે તેમાંથી આપણને લાગુ પડતું ટેમ્પ્લેટ પસંદ કરવું, તે ટેમ્પ્લેટ પર એન્ટર આપવા થી જે તે ધંધાનું સેટઅપ નવી બનાવેલી પેઢી માં આવી જશે ત્યારબાદ ફરી થી પેઢીમાં LOGIN અને PASSWORD આપવાથી પ્રથમવાર પેઢી ચાલુ થતી હોવાથી તેમાં બે કે ત્રણ વાર બ્રેક  ઇગ્નોર ની એરર આવશે તેમાં બ્રેક પર એન્ટર આપી આગળ વધી જવું ત્યાર પછી ઈન્ડેક્સીંગ પ્રોસેસ પૂરી થયા બાદ નવી બનાવેલી પેઢી ચાલુ થઇ જશે. 



  • મોડ્યુલ: Utility->Year End Process (ઉપયોગીતા ->વર્ષાન્ત પ્રોસેસ):-

    આ મોડ્યુલ માં આવતા, આગલા વર્ષ નો સમય ગાળા માટેની તારીખો પૂછશે. તે પછી નીચે પ્રમાણે માહિતી આપવી

    Concider Bank Reconciliaton Records (બેંક રીકાન્શીલેશન ના રેકોર્ડ લેવા માટે) :

    જો બેન્ક મેળવણી (રીકાન્શીલેશન) ની માહિતી જોઈતી હોય તો અહી ટીક કરવું.

    Concider Bill Wise Balance Record (બીલ મુજબના ઉઘરાણીના રેકોર્ડ લેવા) :

    જો બીલ ટુ બીલ  (Bill To Bill) ઉઘરાણી ની માહિતી જોઈતી હોય તો અહી ટીક કરવું.

    Concider Entry Wise Item Records (એન્ટ્રી પ્રમાણે આઈટમના રેકોર્ડ લેવા) :

    જો ઓન-લાઈન ઇન્વેન્ટરી રાખતા હો, કે મેડીકલ હોલસેલ /રીટેઈલ નો ધંધો હોય, કે એજન્સી નો ધંધો હોય કે, જુનો-નવો ભાવ રાખવાનો હોય વિગેરે વિગેરે પરિસ્થિતિ માં અહી ટીક કરવું.

    Change Stock Rate As Per Bill Final Amount:

    આઈટમ સ્ટોક માં ખરીદી ના બીલ માં ચઢાવેલ ખર્ચા/આવક (Expence/Discount) નવા વર્ષ ના  ઓંપનીગ સ્ટોક માં એવરેજ રેટ સેટ કરવા માટે આહી ટીક કરવું


    ઉપર પ્રમાણેની વિગત આપ્યા પછી, પેઢીમાં છેલ્લી એન્ટ્રી સુધીની સ્થિતિ પ્રમાણે ના ખાતાના બેલેન્સ, અને આઈટમના સ્ટોકના બેલેન્સ પ્રમાણે પેઢીના નવા વરહ માટેના રેકોર્ડ તૈયાર થઇ જશે. કોઈપણ પેઢીમાં વર્ષાન્ત પ્રોસેસ થઇ ગયા પછી, તે પેઢીન નવું વર્ષ બની જશે, તેમ છતાં, જુનું વર્ષ યથાવત જ રહશે. આવી ગોઠવણ ને લીધે , ઓન-લાઈન કાઉન્ટર ચાલતું હોય તો, વર્ષના છેલ્લા દિવશે, વર્ષાન્ત પ્રોસેસ કરવાથી , નવા વર્ષ માટે બિલીંગ ચાલુ થઇ જશે. જાના વર્ષ માં બાકી રહેલી એન્ટ્રીઓ પાછળથી નાખી શકાય અને જયરે આંકડા ફાઈનલ થાય ત્યારે ફેરફાર થયેલા ખાતાના બેલેન્સ નવા વર્ષમાં સુધારી શકાય.


    નોંધ:- પ્રોગ્રામ ના અન્ય સેટિંગ  મુજબ ઉપર ના ચારેય ઓપ્શન સેટ થઇ ને જ આવશે એમાં ફેરફાર કરવાની જરૂર હોતી નથી જો કરવાના હોય તો જરૂર મુજબ અને સૂચન મુજબ જ કરવા અને જો ખાત્રી ન હોય તો કરવા જ નહિ. 



  • મોડ્યુલ :- Master-> Ledger Account (માસ્ટર->ખાતાની વિગત) :-ખાતાનું લીસ્ટ દેખાય ત્યાં, જે ખાતાનું બેલેન્સ નાખવાનું કે સુધારવાનુંહોય તેના પર કર્સર રાખી [^B] કી દબાવો. આમ કરતા જમા કે ઉધાર ના ખાનામાં રકમ નાખી શકાશે. જો જોઈતું ખાતું લીસ્ટમાં ન હોય તો [INSERT] કી દબાવી ખાતું ઉમેરો. જો ખાતું પાર્ટીનું  હશે તો બીલ પ્રમાણે વિગત આપવાની રહશે. 



  • મોડ્યુલ : Utility-> Account Utility->Data Lock (ઉપયોગીતા->ખાતાકીય ઉપયોગીતા->ડેટા લોક) :- મોડ્યુલની અંદર આવતા, બુક કે રજીસ્ટરની યાદી દેખાશે, અને કર્સર જે રેકોર્ડ પર હોય તેની, ડેટા લોકની સ્થિતિ ની માહિતી બાજુના ભાગમાં બરાવશે. કોઈ પણ બુક કે રજીસ્ટરમાંના વાઉચર કે બીલને મહિના પ્રમાણે લોક કે અનલોક કરી શકાશે. જરૂર પ્રમાણેના રેકોર્ડ પર [ENTER] ની કી દબાવતા, કર્સર બાજુના ભાગમાં વારાફરતી દરેક મહિનાનાખાનામાં જશે. [SPACE] ની કી થી મહિના સામેના ખાનામાં ટીક કરી શકાશે કે ટીક કાઢી શકાશે. જે મહિનામાં ટીક રાખશો તે મહિનાની જે તે બુક / રજીસ્ટરની એન્ટ્રીઓ લોક થઇ જશે. જો પહેલાથી એન્ટ્રીઓ લોક કરેલ હોય તો, જે તે મહિના સામેની ટીક કાઢી નાખતા ડેટા અનલોક થઇ જશે.


  • મોડ્યુલ : Entry->Sales->Gen.Inv.->From Challan (એન્ટ્રી->વેચાણ->બીલ બનાવવું->ચલણ પર થી) :-મોડ્યુલની અંદર આવી, જોઈતા બીલ નંબર પર કર્સર રાખી [DELETE] ની કી દબાવો. તે પછી "Only Invoice (માત્ર બીલ)" નું ઓપ્શન લો. આમ કરતા, બિલનો રેકોર્ડ નીકળી જશે પરંતુ, આઈટમ કે ચલણ ની વિગત એમ ને એમ રહેશે.